Секреты Microsoft Exсel | Блог ЛБК
открыть доступ

Секреты Microsoft Exсel

29.08.2017 | Управление

Программа Microsoft Exсel – это приложение программы Microsoft Office. Exсel широко используется бухгалтерами, маркетологами и руководителями организаций для ведения таблиц и расчетов. Но и представителям других профессий программа бывает полезна в работе. Кроме того, Exсel можно использовать в личных целях: например, для учета семейного бюджета.

В статье мы рассмотрим основные советы по Microsoft Exсel и покажем, что программу легко может освоить любой желающий. Вы научитесь за считанные минуты создавать таблицы, а математические функции Microsoft Exсel дадут вам возможность производить расчеты любой сложности. Таким образом, Microsoft Exсel, основные функции которого мы рассмотрим ниже, поможет оптимизировать вашу работу в целом.

Секреты работы в Excel:

1.Изучаем горячие клавиши:

  • CTRL + N – создание нового файла;
  • CTRL + S – сохранение документа;
  • CTRL + О – открытие новой книги;
  • CTRL + SHIFT + знак двоеточие (:) – применение к документу текущего времени;
  • CTRL + SHIFT + знак плюс (+) – добавление ячеек;
  • CTRL + знак минус (-) – удаление ячеек;
  • CTRL + 9 – скрытие выделенных строки;
  • CTRL + 0 – скрытие выделенных столбцов;
  • CTRL + C – копирование выделенных ячеек;
  • ALT + знак равно (=) – применение автоматического расчета;
  • CTRL+ знак (~) – отображение результата вычисления в ячейках.

2.Выделяем все ячейки одним кликом.

Выделить все ячейки вы можете, используя комбинацию клавиш Ctl+А. Еще один вариант – навести курсор на верхний левый угол страницы Microsoft Exсel и нажать на стрелку.

3.Добавляем новые вкладки в панель управления.

В программе есть функция, которая позволяет выводить на панель управления самые часто используемые команды. Следующие трюки Excel помогут настроить панель быстрого доступа так, чтобы вам не приходилось переключать вкладки ленты для выполнения типовых действий.

Клавишу настройки меню быстрого доступа вы найдете в верхней строке программы.

В открывшемся меню выбираем функцию «Другие команды».

На экране появится список операций и команд. В строке «Выбрать команды из» поставьте вкладку «Файл», а ниже из таблицы перечня команд выберите необходимые. Справа в таблице можно увидеть функции, которые вы добавили.

Дополненная панель управления теперь выглядит так:

Чтобы удалить добавленные вкладки, выделите лишнюю команду и правой кнопкой мыши удалите ее.

4.Добавляем в таблицу строки и столбцы.

Таблицу в  Exсel можно создать через вкладку «Вставка», в разделе «Таблица».

 

 

Чтобы внизу таблицы добавить строку, установите курсор на последнюю ячейку и нажмите кнопку Tab. Если необходимо добавить сразу несколько строк, чтобы добавить столбец, потяните таблицу за край в сторону.

Если вам надо добавить строку или столбец в середину таблицы, нажмите правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выберете функцию «Вставить», а дальше «Столбцы таблицы слева» или «Строки таблицы выше». Либо зайдите во вкладку «Главная» в раздел «Вставить» и из списка выберите нужный вариант.

5.Удаляем пустые ячейки.

Чтобы удалить ненужные столбцы или строки, выделите левой кнопкой мыши ту область таблицы, которую хотите убрать. Откройте вкладку «Главная» и в разделе «Удалить» выберите из списка необходимое действие. Либо нажмите правой кнопкой мыши на выделенную ячейку и выберите в меню функцию «Удалить», «Столбцы таблицы» или «Строки таблицы».

6.Меняем строки на столбцы.

Следующие советы по Excel научат вас преобразовывать строки в столбцы и наоборот.

Если вы создали и заполнили таблицу, но вам потребовалось ее перевернуть, то не стоит паниковать. Ее не придется перепечатывать заново, будет достаточно запомнить простую комбинацию.

Выделите левой кнопкой мыши данные, которые вы хотите изменить, скопируйте их и наберите комбинацию из клавиш Ctrl+C. Установите курсор в ячейке, куда хотите перенести информацию, правой кнопкой мыши в меню выберете функцию «Транспортировать А». Исходные данные не изменятся, а строки преобразуются в столбцы.

7.Восстанавливаем не сохраненный файл.

Чтобы обезопасить себя от такой неприятной ситуации, как потеря не сохраненного документа, внесите в настройки программы параметры, исключающие такую возможность. В разделе «Файл» выберите вкладку «Сведения». В ней вы можете указать периодичность сохранения документов. Следующий пункт – это место, где ваш файл будет храниться. Как только вы внесете все необходимые данные, то можете в дальнейшем не волноваться о том, что по неосторожности потеряете ценный файл.

Если вы не успели внести изменения в настройки до потери документа, есть некоторые трюки Microsoft Exсel, которые помогут вернуть вашу работу. В разделе «Файл» выбираем вкладку «Открыть». Перед вами появится список документов, в котором вы найдете последние автоматические сохранения. Временные файлы хранятся в этом каталоге не более четырех дней. Можно еще воспользоваться таким способом: заходим в раздел «Файл», в «Сведениях» выбираем «Управление версиями» и «Восстановить несохраненные книги».  

8.Считаем в Microsoft Exсel правильно.

Для проведения математических операций в приложении Excel секреты и хитрости есть свои. Их стоит узнать еще до того, как вы приступите к работе.

  • Любые расчеты начинаются со знака «равно» (=), поэтому перед формулой, которую вы хотите просчитать, не забудьте поставить этот знак. Чтобы применить формулу, нажмите Enter;
  • Чтобы возвести число в степень, воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+6 – это знак «^»;
  • Чтобы посчитать процент, поставьте после числа знак %. Если вам надо рассчитать 30 процентов из 180, то это будет выглядеть так:

Ведете личную или корпоративную страницу в Инстаграм? Скачайте наше руководство о том, как набрать первую тысячу подписчиков в этой быстрорастущей социальной сети.

9.Прячем лист в Microsoft Exсel от посторонних.

Можно скрыть лист, нажав на ярлык страницы правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выбрать вкладку «Скрыть». Но в этом случае будет понятно, что не хватает определенного листа, потому что хронологическая нумерация будет нарушена. Есть еще один способ скрыть лист, о котором будете знать только вы. Наберите конфигурацию из клавиш ALT + F11, в открывшемся окне укажите номер листа, который хотите сделать невидимым. В конце списка выберите настройки «Visible» и «xlSheetVeryHidden». Профит!

10.Импортируем курс валют в Microsoft Exсel.

Деловому человеку необходимо быть в курсе последних событий из мира экономики, поэтому следующие секреты Excel пригодятся начинающим предпринимателям, которые только изучают это приложение.  

Заходим в раздел «Данные», в левом верхнем углу выбираем вкладку «Из интернета», в появившемся окне в адресную строку вставляем ссылку:www.cbr.ru и нажимаем «Пуск».

На появившейся интернет-странице выбираем черными стрелками таблицу с курсом валют и нажимаем «Импорт». Задайте необходимые вам настройки в открывшемся окне «Свойства».

После сохранения данных в настройках курс появится на вашем рабочем листе.

Мы перечислили и разобрали основные функции Microsoft Exсel. Разработчики приложения постарались максимально упростить работу пользователей и создали программу, доступную в обучении и использовании. Начните применять секреты Microsoft Exсel на практике, и вы увидите, что знание основ этой программы дает возможность решать более сложные задачи за меньшее время.

Хотите узнать такие же хитрости про работу в Microsoft Word? Читайте статью по ссылке!

Похожие материалы