Как организовать работу бухгалтера компании | Блог ЛБК
открыть доступ

Как организовать работу бухгалтера в небольшой компании

15.01.2018 | Управление

Владельцы бизнеса и директора всегда ищут пути сокращения затрат, в том числе и на персонал. Наиболее полезными и «неприкасаемыми» они считают тех, кто приносит деньги: менеджеров по продажам или работе с клиентами. Эффективность этих категорий сотрудников легко оценить, потому что результат их работы всегда имеет какое-то конкретное выражение: объем проданного товара или услуг, например. Оценить эффективность работы бухгалтера и ее сложность — непростая задача, особенно для человека, далекого от этой сферы. Давайте рассмотрим нюансы поподробнее.

Как организовать работу бухгалтера в небольшой компании

«Программа же сама все делает»

Для многих директоров процесс ведения бухгалтерского учета кажется чем-то исключительно простым: вбил данные в 1С — нажал кнопку —  получил отчетность. На самом деле подавляющее большинство компаний малого бизнеса оснащены лишь базовыми версиями программных продуктов. Немногие готовы раскошелиться на зарплатные, складские модули, поэтому большой объем расчетов и операций все же приходится выполнять бухгалтеру. Кроме того, нужно постоянно отслеживать обновления и устанавливать их, что тоже требует времени и навыков. В ситуациях, когда руководство решается на разработку индивидуальных решений, «заточенных» под нужды конкретного бизнеса, на плечи бухгалтера ложится длительный процесс взаимодействия с разработчиками, а также тестирования и выявления ошибок. Для этого нужно быть не обезьянкой, нажимающей на кнопки, а специалистом, который понимает бизнес-процессы и то, как строится учет. Проверка правильности составления документов, соответствия их требованиям законодательства — это рутинный, но обязательный процесс, предшествующий отражению операций в 1С.

Хороший бухгалтер — главный соратник в ведении бизнеса

Нормативная база в сфере бизнеса меняется очень динамично. Она затрагивает налогообложение, бухгалтерский учет и прочие сферы. Количество ежемесячных, квартальных и годовых форм отчетности (бухгалтерских, налоговых, по внебюджетным фондам, статистических и прочих) велико и продолжает расти. Если в не очень далеком прошлом субъекты малого предпринимательства имели возможность не предоставлять бухгалтерский баланс, то сейчас это обязаны делать все компании. За несвоевременное предоставление или предоставление недостоверных данных налагается ответственность: штраф или приостановка операций по счету, например. За неверно рассчитанными и уплаченными налогами последуют пени на неуплаченную сумму. Все это значит, что от качества работы бухгалтера зависит не только спокойствие руководителя, но и финансовые результаты бизнеса. Чтобы эффективно работать в такой среде, нужно постоянно учиться и быть в курсе изменений в законодательстве.

Кому доверить ведение бухгалтерии маленькой фирмы

 

«Наше дело — продавать, а не с бумажками возиться»

По умолчанию все факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете и подтверждены соответствующими первичными документами. Это простое, казалось бы, правило часто разводит сотрудников по разные стороны баррикад: бухгалтер требует «закрывающие», а менеджеры отмахиваются, дескать, «наше дело — деньги зарабатывать». В лучшем случае документы предоставляются спустя месяцы или в разгар подготовки отчетности, и тогда «счастливый» бухгалтер сидит допоздна, разгребая завалы. В этой схватке руководство нередко встает на сторону продажников. В итоге ответственный бухгалтер тратит часы на сверки и общение с контрагентами, стараясь добыть драгоценные акты и накладные. Помимо этого, в маленьких компаниях бухгалтеру любят поручать другие задания, не относящиеся к его прямой деятельности: регистрировать корреспонденцию, вызывать курьеров, готовить копии трудовых книжек для сотрудников.

Если к вашей компании нет претензий со стороны контролирующих органов, если операции по расчетным счетам ни разу не приостанавливали, то у вас хороший бухгалтер. Уделяя больше времени налоговому планированию или налоговой оптимизации, он принесет еще более значительную пользу бизнесу. Для этого нужно создать соответствующую среду.

Как организовать работу бухгалтера в небольшой компании

Для того чтобы повысить эффективность работы бухгалтера, есть несколько рекомендаций:

1. Обеспечить рабочее место сотрудника актуальным бухгалтерским программным обеспечением. При необходимости произвести интеграцию с другими используемыми программами;

2. Предоставить доступ к информационно-правовым системам, что сэкономит время на поиски актуальной и достоверной информации в интернете;

3. Обеспечить возможность предоставления отчетности и документов онлайн. Такие системы позволяют также запрашивать и получать сверки по налогам и сборам, обязательным платежам, получать разного рода справки. Время, потраченное на походы на почту или в инстанции, можно уделить более полезным для бизнеса вещам;

4. Создать и утвердить график документооборота, обязательный к исполнению всеми сотрудникам компании.  Взаимосвязь премиальных выплат и соблюдения сроков представления документов, как правило, дисциплинирует лучше всяких слов;

5. По возможности использовать электронный документооборот при работе с контрагентами;

6. Предоставить возможность для обучения и совершенствования навыков;

7. Назначить ответственным за выполнение технической работы (подготовка копий, формирование архива, отправка  и обработка корреспонденции) менее квалифицированного сотрудника.

Использование рекомендаций сделает рабочий процесс более планомерным, позволит избежать авралов и переработок. В итоге бухгалтер сможет сконцентрироваться не на рутинных, а на более важных и полезных для бизнеса вопросах.

Если Вас интересует предпринимательство, попробуйте свои силы в 10-дневной бизнес-игре «Твой Старт», в которой Вы начнете зарабатывать на своем деле, используя свои таланты и сильные стороны!

Похожие материалы