Этикет деловой переписки | Блог ЛБК
открыть доступ

Этикет деловой переписки

25.04.2018 | Email маркетинг

Деловая переписка по электронной почте актуальна для каждой компании, потому что деловое письмо является связующим звеном между компаниями и просто отделами одной фирмы, юридическими и физическими лицами.

Выполнение заказов, ответы на полученные письма, напоминание о себе, получение информации — все это требует навыков делового письма. Переписка формирует образ компании, поэтому важно научиться правильно составлять деловые письма.

Деловые письма коммерческого характера позволяют совершать определенные договоренности перед началом сделки, а также являются доказательствами каких-либо договоренностей в случае судебного разбирательства. Несмотря на то, что компании могут договариваться между собой устно, с помощью делового письма они закрепляют свои договоренности, и это является важным официальным документом.

Как правильно написать деловое письмо

1. Простые предложения. При написании делового письма лучше использовать простые предложения, без витиеватых фраз. Краткость и понятность делового вопроса — главные составляющие деловой переписки.

2. Эмоциональность. Не будьте излишне вежливыми или грубыми, не используйте лишние подробности. Лучше использовать предложения без эмоциональной окраски и личного отношения к делу.

3. Структура. Стандартная структура делового письма состоит из трех составляющих. Четкая структура помогает экономить время на написание письма, его прочтение и восприятие.

 

деловая переписка

Что входит в структуру делового письма:

— Реквизиты отправителя и получателя;
— Дата написания письма;
— Заголовок или тема письма;
— Обращение;
— Вводная часть;
— Основная часть;
— Заключение;
— Подпись.

4. Язык и текст делового письма характеризуются единообразием речевых средств. Письмо должно быть написано нейтрально и четко, без эмоциональной составляющей, которая характеризует личность автора. Все факты следует излагать сухо и конкретно, без эмоциональной окраски. Задача делового письма — объективно изложить факты и сделать конкретное предложение либо договориться о чем-то. Важна логически выстроенная последовательность изложения.

Следует разбивать текст на абзацы, тем самым показывая переходы от одной мысли к другой.

5. Начало делового письма и окончание. Начать деловое письмо необходимо с обращения к адресату, можно использовать указание должности адресата в обращении к нему, но лучше всего обращаться по имени. Далее необходимо объяснить цель письма, какова причина обращения к адресату.

В конце письма следует подвести итог того, что говорилось в основной части и должно быть сделано предложение. Здесь лучше ограничиться несколькими фразами.

деловая переписка

Фразы деловой переписки

Мотивы написания письма

— В ответ на вашу просьбу
— В связи с ….
— В соответствии с ….

Цель написания письма

— Доводим до Вашего сведения
— В целях решения вопроса…
— Согласно Вашему предложению…
— Исходя из № пунктов договора….

Просьба

— Прошу сообщить
— Прошу Вас принять меры….

Предложения

— Предлагаем Вам…
— Мы можем предложить Вам…

Напоминания

— Напоминаем Вам, что…

Благодарности

— Благодарим Вас!
— Позвольте поблагодарить Вас

Окончание письма

— С уважением, …
— С наилучшими пожеланиями, …

_______________________________________________________________________________________________
Понравилась статья? Кликайте «Мне нравится!»

Вы хорошо трудились над созданием своего сайта, да вот незадача — посетители попадают на главную страницу и покидают ваш сайт, даже не познакомившись со спектром услуг? Причиной этого безобразия может быть… неэффективный текст главной страницы!

Поэтому прямо сейчас читайте статью «Как написать текст для главной страницы».

Похожие материалы

Воронка продаж

Что такое воронка продаж

22.12.2017